Як використовувати електронні документи
Електронний документообіг має багато переваг. Економить час та заощаджує витрати на логістику. Але у деяких підприємців залишаються сумніви, чи варто відходити від звичних традицій та освоювати нове. Відповідаємо на поширені запитання та розвінчуємо сумніви.
Чи мають електронні документи юридичну силу?
Так, і це закріплено законодавством. Оригіналом електронного документа є електронний примірник з обов’язковими реквізитами та електронним підписом автора.
Якщо електронний документ надсилається кільком адресатам або зберігається на кількох електронних носіях інформації, кожен з електронних примірників є оригіналом.
Чи є паперова копія електронного документа оригіналом?
Ні. Оригінальність затверджує саме електронний підпис. За необхідності, звісно, ви можете роздрукувати такий документ та квитанцію з інформацією про підпис. Але роздруковані документи обов’язково потрібно завірити власноручним підписом.
Чи можна застосовувати такі документи в бухгалтерському обліку?
Так, первинні та зведені облікові документи можна створювати в електронній формі.
Чи вважаються електронні документи доказами у суді?
Звісно! На них розповсюджуються загальні правила доказування та оцінки судом доказів. Подати такий документ до суду можна в оригіналі чи в електронній копії, підписаній КЕП. Але скріншоти та роздруківка електронного листування не вважаються електронними документами, тому не беруться до уваги судом.
Що вважається датою створення електронного документа?
Документ отримує юридичну силу з моменту підписання. Але дата накладання е-підпису на договір не завжди є датою набуття чинності. Якщо ви плануєте підписати договір після його укладення, зазначайте це за допомогою формулювання “Договір набуває чинності з (дата)”.
Дізнайтесь, як підписувати документ онлайн, на порталі Дія.Бізнес: https://bit.ly/2zbSg9B
