Електронні документи — це сучасно та зручно. А от якими є вимоги до їх зберігання?
Документи мають два види архівного зберігання: постійне та тривале — 10 років і тимчасове зберігання — до 10 років.
До першої групи відносяться статути, штатні розписи, установчі документи та особові справи, які варто мати і у паперовій формі. Якщо ви підписали їх в електронній формі, використовуйте формат даних PDF/A-1 (*.pdf), який убезпечить вас та ваших контрагентів від випадкового редагування документа. А от документи другої групи достатньо зберігати лише в електронній формі.
Що відноситься до другої групи, і скільки зберігати такі документи?
Документи про відрядження (програми, технічні завдання, доповіді, довідки)
- закордонні або наукові в межах України — 10 років
- у межах України — 3 роки
Дані про документообіг на підприємстві — 5 років
Кредитні договори, поруки, застави, гарантії, переведення боргу — 5 років
Первинні документи та додатки до них, що фіксують виконання господарських операцій (касові, банківські документи, ордери) — 3 роки
Податкові накладні та облікові регістри — 3 роки
Після закінчення строків зберігання документи підлягають знищенню.
Нагадаємо, що на порталі Дія можна підписати документ за 3 хвилини: https://bit.ly/2AmBBR2
